O que é arquivamento de e-mail?

O arquivamento de e-mail é o processo de armazenar e gerenciar com segurança dados de e-mail para garantir a conformidade, dar suporte à descoberta eletrônica e facilitar a retenção a longo prazo.

O arquivamento de e-mail armazena, organiza e preserva sistematicamente as comunicações de e-mail para acesso e recuperação de longo prazo. Ao contrário do tradicional backup métodos, que visam principalmente restaurar dados perdidos ou excluídos, o arquivamento de e-mail se concentra na indexação e no gerenciamento de conteúdo de e-mail para atender aos requisitos regulatórios, facilitar os processos de descoberta legal e garantir que informações comerciais críticas sejam facilmente acessíveis.

Este processo normalmente envolve a captura de e-mails em tempo real ou por meio de uploads programados, garantindo sua integridade protegendo-os contra adulteração e organizando-os em um ambiente seguro e pesquisável. repositório. As soluções de arquivamento de e-mail geralmente incluem ferramentas para filtragem, marcação e indexação, facilitando para usuários autorizados recuperar mensagens específicas ou analisar padrões de comunicação quando necessário.

Ao implementar o arquivamento de e-mail, as organizações reduzem as demandas de armazenamento, mantêm a consistência dos dados e cumprem os mandatos legais e específicos do setor para retenção de dados, melhorando assim a eficiência operacional e data security.

Arquivamento de e-mail vs. e-mail Backup

O arquivamento de e-mail é projetado para armazenamento de longo prazo, permitindo busca e recuperação eficientes de conteúdo de e-mail para dar suporte à conformidade, descoberta legal e necessidades regulatórias. Os sistemas de arquivamento capturam e-mails conforme são enviados ou recebidos, indexam-nos e armazenam-nos em um repositório seguro e à prova de violação, facilitando o acesso a informações específicas ou a análise de padrões de comunicação ao longo do tempo.

Em contraste, o e-mail backup destina-se principalmente à recuperação após perda ou corrupção de dados, com foco na restauração de caixas de correio ou sistemas inteiros, em vez de mensagens individuais. Backups são geralmente armazenados por períodos mais curtos e são menos organizados, muitas vezes exigindo recuperação completa para acessar mensagens específicas. Embora ambas as abordagens protejam dados de e-mail, o arquivamento fornece um sistema estruturado e pesquisável para conformidade e análise, enquanto backup é principalmente uma proteção contra exclusão acidental ou falha do sistema.

Como funciona o arquivamento de e-mail?

O arquivamento de e-mail geralmente segue um processo estruturado para capturar, armazenar e gerenciar e-mails para acesso e recuperação de longo prazo. Veja como funciona:

Captura e ingestão. Os e-mails são capturados em tempo real conforme são enviados e recebidos ou por meio da ingestão programada de e-mails existentes nas caixas de correio dos usuários. Isso garante que cada e-mail seja armazenado com segurança a partir do momento em que entra ou sai da organização.
Indexação e classificação. Cada e-mail é indexado com base em vários critérios, como remetente, destinatário, assunto, data e palavras-chave. Esses metadados são usados para criar um índice pesquisável, permitindo a recuperação rápida de e-mails específicos ou padrões de comunicação.
Desduplicação e compactação. Para economizar espaço de armazenamento e melhorar a eficiência, o sistema executa deduplicação para eliminar cópias duplicadas do mesmo e-mail e compactar os dados sem alterar sua integridade. Isso reduz os custos de armazenamento e agiliza gestão de dados.
Criptografia e segurança. Os e-mails arquivados são criptografada para protegê-los de acesso não autorizado. Além disso, controles de acesso baseados em funções garantir que somente pessoal autorizado possa visualizar ou recuperar os dados arquivados, mantendo a conformidade com os padrões de segurança.
Armazenamento em um repositório seguro. Os e-mails são armazenados em um repositório seguro e à prova de violação que mantém integridade de dados a longo prazo. Este repositório é frequentemente cloud-baseado ou localizado em local seguro, dedicado servers dentro da organização.
Gestão de retenção. As políticas de retenção são aplicadas com base em requisitos legais e regulatórios, que determinam por quanto tempo os e-mails devem ser mantidos antes de serem excluídos ou movidos para armazenamento de longo prazo. Essas políticas garantem a conformidade e ajudam a reduzir os custos de armazenamento removendo dados obsoletos.
Pesquisa e recuperação. Quando uma solicitação de pesquisa é feita, como durante uma descoberta eletrônica ou uma auditoria, os e-mails arquivados podem ser recuperados rapidamente por meio do indexado metadados, permitindo que usuários autorizados localizem e-mails específicos ou conjuntos de comunicações sem restaurar todo o arquivo.

Motivos para arquivamento de e-mail

Aqui estão os principais motivos para implementar o arquivamento de e-mail:

Conformidade regulatória. Muitos setores, incluindo finanças, saúde e serviços jurídicos, são obrigados por lei a reter e preservar registros de e-mail por períodos específicos. O arquivamento de e-mail garante que as organizações atendam a esses padrões regulatórios armazenando e-mails com segurança e tornando-os facilmente recuperáveis para auditorias ou verificações de conformidade.
Descoberta eletrônica e preparação jurídica. No caso de procedimentos legais, os arquivos de e-mail fornecem uma fonte confiável de evidências, ajudando as organizações a responder prontamente às solicitações de e-discovery. O arquivamento permite busca e recuperação eficientes de comunicações relevantes, apoiando a equipe jurídica na coleta de informações necessárias de forma rápida e precisa.
Preservação de dados. O arquivamento de e-mail fornece um meio de reter informações comerciais valiosas, comunicações e conhecimento compartilhado por e-mail. Ao preservar esses dados, as organizações podem se proteger contra perda de dados e manter registros históricos, que podem ser essenciais para decisões estratégicas, transições de funcionários ou referência histórica.
Otimização de armazenamento. Arquivar e-mails pode reduzir a carga no e-mail principal servers, liberando espaço de armazenamento e melhorando server desempenho. Ao mover e-mails mais antigos para um arquivo, as organizações podem gerenciar seu armazenamento de dados de forma mais eficiente e reduzir os custos associados a server atualizações ou capacidade de armazenamento adicional.
A recuperação de desastres e integridade dos dados. O arquivamento de e-mail atua como uma camada protetora em planos de recuperação de desastres, garantindo que os dados de e-mail permaneçam intactos mesmo em casos de perda de dados. Hardwares falhas ou incidentes cibernéticos. Os dados arquivados são armazenados em repositórios seguros, geralmente com criptografia e redundância, garantindo integridade e confiabilidade a longo prazo.
Produtividade e acessibilidade. Um sistema de arquivamento de e-mail eficaz permite que os funcionários recuperem e-mails antigos facilmente sem sobrecarregar as equipes de TI. Ao fornecer um arquivo pesquisável e bem organizado, os funcionários podem acessar informações históricas de forma independente, aumentando a produtividade e reduzindo o tempo gasto na recuperação de e-mails.
Segurança melhorada. Os e-mails arquivados são protegidos contra acesso não autorizado, adulteração ou exclusão acidental, geralmente com controles de acesso baseados em função e criptografia. Isso melhora o desempenho geral data security, garantindo que informações confidenciais permaneçam protegidas e ainda acessíveis ao pessoal autorizado.

Como escolher uma ferramenta de arquivamento de e-mail?

Escolher a ferramenta de arquivamento de e-mail certa envolve avaliar vários fatores para garantir que ela atenda às necessidades de conformidade, segurança, escalabilidade e facilidade de uso da sua organização. Aqui estão as principais considerações:

Conformidade e suporte regulatório. Procure uma ferramenta que esteja alinhada com os requisitos regulatórios do seu setor, como RGPD, HIPAA, ou FINRA. Ele deve oferecer políticas de retenção personalizáveis, armazenamento à prova de violação e trilhas de auditoria abrangentes para ajudar você a permanecer em conformidade.
Capacidades de pesquisa e recuperação. Uma solução de arquivamento eficaz oferece recursos avançados de pesquisa, incluindo filtragem por metadados, palavras-chave, intervalos de datas e informações de remetente/destinatário. Isso permite a recuperação rápida de e-mails, dando suporte a e-discovery, auditorias e investigações internas.
Escalabilidade e gerenciamento de armazenamento. À medida que o volume de e-mails aumenta, a ferramenta deve ser capaz de escada sem comprometer o desempenho. Considere soluções que ofereçam flexopções de armazenamento disponíveis, como cloud armazenamento, no local servers, ou modelos híbridos, para gerenciar custos e expandir facilmente conforme suas necessidades mudam.
Segurança e proteção de dados. A segurança é crítica para dados arquivados, pois eles geralmente incluem informações confidenciais. Procure ferramentas com criptografia robusta (em trânsito e em repouso), controles de acesso e autenticação multifator (MFA) para proteger dados de acesso não autorizado e garantir a integridade dos dados.
Integração com sistemas existentes. Garanta que a ferramenta se integre perfeitamente com sua plataforma de e-mail (por exemplo, Microsoft 365, Google Workspace) e outros sistemas relevantes, como dados backup ou soluções de gerenciamento de documentos. A integração perfeita simplifica a implantação e minimiza a interrupção das operações diárias.
Gestão de política de retenção. Escolha uma solução que permita flexpolíticas de retenção viáveis para atender a vários requisitos regulatórios e necessidades comerciais. A ferramenta deve permitir que você defina regras para arquivamento automatizado, exclusão ou armazenamento de longo prazo com base em políticas predefinidas, com fácil personalização.
Recuperação de desastres e backup ajuda. Uma ferramenta de arquivamento ideal deve fornecer redundância de dados, backup, e opções de recuperação de desastres para proteger e-mails arquivados contra perda de dados devido a falhas do sistema ou ataques cibernéticos. Procure soluções com automação backup capacidades e replicação segura de dados.
Facilidade de uso e interface do usuário. Uma interface amigável é essencial, especialmente para funcionários que precisam de acesso self-service a e-mails arquivados. A ferramenta deve ter um design intuitivo, navegação direta e fácil acesso às funções de pesquisa e exportação.
Estrutura de custos e licenciamento. As ferramentas de arquivamento de e-mail variam em modelos de preços, de taxas por usuário a custos baseados em armazenamento. Considere seu orçamento e escolha uma solução que se alinhe com suas restrições financeiras, garantindo que todos os recursos necessários sejam cobertos no pacote escolhido.
Suporte ao cliente e confiabilidade do fornecedor. Por fim, considere a reputação do fornecedor, a disponibilidade do suporte ao cliente e acordos de nível de serviço (SLAs). Um fornecedor confiável com bom suporte ao cliente pode fazer uma diferença significativa na implementação, solução de problemas e manutenção contínua.

Ferramentas de arquivamento de e-mail

Ferramentas de arquivamento de e-mail são soluções essenciais que ajudam as organizações a armazenar, gerenciar e recuperar dados de e-mail de forma segura e eficiente. Ao capturar, indexar e preservar o conteúdo de e-mail, essas ferramentas oferecem suporte à conformidade regulatória, e-discovery e gerenciamento seguro de dados. Aqui está uma olhada em algumas ferramentas populares de arquivamento de e-mail e o que elas oferecem.

Centro de conformidade do Microsoft 365

O Microsoft 365 Compliance Center oferece arquivamento de e-mail integrado para organizações que usam o pacote Microsoft 365, tornando-o uma escolha fácil para aqueles que já investiram no ecossistema da Microsoft. Ele fornece recursos como e-discovery, políticas de retenção e prevenção contra perda de dados (DLP) para atender às necessidades de conformidade. Com segurança robusta e integração com outras ferramentas da Microsoft, ele suporta arquivamento e recuperação de dados sem interrupções, ao mesmo tempo em que garante a conformidade com os padrões do setor.

Arquivamento de e-mail Barracuda

A solução de arquivamento de e-mail da Barracuda fornece retenção e gerenciamento abrangentes de e-mail com foco em conformidade e armazenamento seguro. Inclui recursos como políticas de retenção granulares, armazenamento à prova de violação e opções de pesquisa avançada para e-discovery eficiente. A Barracuda também oferece flexopções de implantação possíveis (no local ou cloud(baseado em) e se integra bem ao Microsoft 365, Google Workspace e outras plataformas de e-mail populares.

Mimecast Cloud arquivo

Mimecast Cloud Arquivo é um cloud- solução baseada em que fornece arquivamento de e-mail escalável com recursos de pesquisa poderosos, suportando recuperação rápida e precisa. Ele foi projetado com recursos de conformidade fortes, fornecendo trilhas de auditoria, armazenamento imutável e políticas de retenção automatizadas. As ferramentas avançadas de análise e relatórios do Mimecast também permitem que as organizações obtenham insights sobre os padrões de uso de e-mail e aumentem a segurança por meio do arquivamento.

Arquivo Proofpoint Enterprise

O Proofpoint Enterprise Archive foca em conformidade robusta, e-discovery e proteção de dados para setores altamente regulamentados. Ele fornece indexação inteligente, armazenamento à prova de violação e políticas de retenção personalizáveis, garantindo conformidade legal e regulatória. Com recursos avançados de pesquisa e aprendizado de máquina, o Proofpoint permite e-discovery eficiente e minimiza o risco de erro humano em processos de recuperação de dados.

Cofre do Google

O Google Vault é a solução de arquivamento de e-mail do Google Workspace, projetada para gerenciar e reter dados dentro do ecossistema do Google. Ele fornece regras de retenção, e-discovery e recursos de exportação, permitindo que as organizações cumpram as políticas de retenção de dados. O Google Vault integra-se perfeitamente ao Google Workspace, permitindo que os usuários arquivem facilmente as comunicações do Gmail e do Google Chat, tornando-o ideal para organizações que usam as ferramentas de produtividade do Google.

Arquivamento Arcserve UDP

O Arcserve UDP Archiving se concentra em data security, backup, e arquivamento, com recursos fortes para conformidade e e-discovery. Ele fornece criptografia multinível, acesso baseado em função e políticas de retenção personalizáveis, ajudando a proteger dados e garantir a conformidade regulatória. A solução de arquivamento da Arcserve integra-se com as principais plataformas de e-mail, oferecendo flexbilidade e segurança tanto no local como cloud ambientes.

Loja de correio Server

Loja de correio Server é uma solução de arquivamento de e-mail no local adequada para pequenas e médias empresas. Ela oferece captura de e-mail automatizada, indexação e funcionalidade de pesquisa, fornecendo uma solução de arquivamento acessível sem comprometer a conformidade ou a integridade dos dados. Com suporte para uma variedade de e-mails servers e clientes, incluindo Microsoft Exchange, Gmail e IMAP/POP3, MailStore Server é versátil e altamente configurável.

Jatheon Cloud

Jatheon Cloud é um flexpossível, cloudferramenta de arquivamento de e-mail baseada em - projetada para conformidade e fácil recuperação de dados. Ela fornece captura de e-mail em tempo real, gerenciamento de retenção e recursos de pesquisa para acesso rápido a e-mails arquivados. O Jatheon também oferece ferramentas poderosas de e-discovery, permissões baseadas em função e logs de auditoria, tornando-o uma escolha sólida para organizações que buscam um ambiente seguro, cloud-solução nativa.

Melhores práticas de arquivamento de e-mail

A implementação eficaz do arquivamento de e-mails exige o cumprimento das melhores práticas para garantir data security, conformidade e gerenciamento eficiente de dados. Essas práticas ajudam as organizações a maximizar os benefícios de sua solução de arquivamento, ao mesmo tempo em que minimizam riscos e custos. Aqui estão algumas práticas recomendadas essenciais para arquivamento de e-mail:

Defina políticas claras de retenção. Defina políticas de retenção bem definidas com base em requisitos regulatórios e comerciais. Determine por quanto tempo os e-mails devem ser armazenados e crie regras automatizadas para arquivamento, exclusão ou movimentação de dados para armazenamento de longo prazo.
Garanta acesso e permissões seguras. Implemente controles de acesso baseados em funções para limitar quem pode visualizar ou recuperar e-mails arquivados. Somente pessoal autorizado deve ter acesso a informações confidenciais, com permissões adaptadas a funções e responsabilidades específicas.
Automatizar processos de arquivamento. Automatize a captura e o arquivamento de e-mails para evitar erros humanos e garantir consistência. Processos automatizados podem capturar e-mails em tempo real, garantindo que nenhuma mensagem seja perdida, e podem impor políticas de retenção sem intervenção manual.
Use criptografia avançada e proteção de dados. Proteja e-mails arquivados usando criptografia robusta para evitar acesso não autorizado e violações de dados. Além disso, considere autenticação multifator (MFA) e outras medidas de segurança para proteger a plataforma de arquivamento.
Realizar auditorias regulares e monitorar a conformidade. Audite regularmente o sistema de arquivamento para garantir que ele esteja alinhado com os requisitos regulatórios e as políticas organizacionais. As auditorias ajudam a identificar problemas potenciais, como acesso não autorizado ou lapsos nas práticas de retenção, permitindo resolução rápida e conformidade sustentada.
Permitir pesquisa e recuperação eficientes. Escolha uma solução de arquivamento com fortes recursos de pesquisa e recuperação, permitindo que os usuários localizem e-mails rapidamente por palavras-chave, intervalos de datas ou outros critérios.
Planeje escalabilidade e crescimento futuro. À medida que sua organização cresce, suas necessidades de arquivamento se expandirão. Escolha uma solução escalável que possa lidar com volumes de dados crescentes sem comprometer o desempenho ou a segurança. Considere cloudsoluções baseadas em flexarmazenamento flexível e pode se adaptar às crescentes exigências comerciais.
Implementar recuperação de desastres e backup ajuda. Garantir que a solução de arquivamento inclua dados backup e recursos de recuperação de desastres para proteger e-mails arquivados contra exclusão acidental, falhas de hardware ou incidentes cibernéticos.
Educar os funcionários sobre as políticas de arquivamento. Forneça treinamento aos funcionários sobre políticas de arquivamento de e-mails, incluindo quais tipos de e-mails são arquivados e como acessar dados arquivados, se necessário.
Monitore e analise a eficácia do arquivamento regularmente. Monitore e avalie continuamente o desempenho e a conformidade do sistema de arquivamento. Revisões regulares ajudam a identificar oportunidades de melhoria, garantindo que o sistema permaneça alinhado com as metas de negócios, mudanças regulatórias e padrões de segurança emergentes.

Como arquivar e-mails?

Arquivar e-mails de forma eficaz envolve selecionar os métodos e ferramentas corretos para armazenar e organizar com segurança os dados de e-mail para acesso de longo prazo. Esta seção abrange etapas práticas para ajudar você a configurar um processo de arquivamento de e-mail, garantindo a conformidade, data security, e facilidade de recuperação quando necessário.

Como arquivar e-mails no Gmail?

Arquivar e-mails no Gmail é um processo simples que permite que você limpe sua caixa de entrada sem excluir mensagens permanentemente. E-mails arquivados são removidos da caixa de entrada principal, mas permanecem acessíveis na pasta "Todos os e-mails" para referência futura. Veja como arquivar e-mails no Gmail.

Usando o site do Gmail

Abra sua conta do Gmail em um navegador da web.
- Selecione os e-mails que deseja arquivar marcando as caixas ao lado de cada mensagem.
- Clique na arquivo (uma pequena caixa com uma seta para baixo) no topo da caixa de entrada. Os e-mails selecionados serão removidos da sua caixa de entrada e armazenados em "All Mail".

Usando o aplicativo móvel do Gmail

Abra o aplicativo Gmail no seu dispositivo móvel.
- Pressione e segure o e-mail que deseja arquivar ou toque em vários e-mails para selecioná-los.
- Toque em arquivo ícone, tipicamente representado por uma pequena caixa com uma seta para baixo. Os e-mails serão movidos para "All Mail".

Arquivamento automático de e-mails
Você pode configurar filtros para arquivar automaticamente tipos específicos de e-mails:

No Gmail, clique em Configurações ícone de engrenagem e selecione Ver todas as configurações.
Vou ao Filtros e endereços bloqueados guia e clique Crie um novo filtro.
Insira critérios para os e-mails que você deseja arquivar automaticamente (por exemplo, um remetente ou palavra-chave específica).
Clique Criar filtro, então cheque Ignorar a caixa de entrada (arquivar), e confirme clicando Criar filtro.

Como arquivar e-mails no Outlook?

Para arquivar e-mails no Outlook, você pode usar opções de arquivamento integradas para mover e-mails antigos para um local separado, liberando espaço na sua caixa de correio principal. Veja como fazer isso.

Arquivamento Manual

Abra o Outlook e vá para Envie o > Info.
- Selecionar Ferramentas > Limpar itens antigos.
- Escolha Arquive esta pasta e todas as subpastase selecione a pasta que deseja arquivar (como Caixa de entrada).
- Defina uma data em Arquivar itens mais antigos que para especificar quais e-mails arquivar.
- Escolha um local para salvar o arquivo lima (arquivo .pst) e clique OK.

AutoArquivar

Abra o Outlook e vá para Envie o > Opções > Avançado.
- Debaixo AutoArquivar, clique em Configurações de AutoArquivar.
- Defina a frequência com que você deseja que o AutoArquivar seja executado e escolha configurações como idade dos itens e local de arquivamento.
- Selecionar Aplique essas configurações a todas as pastas agora se você quiser arquivar em várias pastas.

Arquivamento do Outlook Online (Microsoft 365)
Se você estiver usando o Outlook com uma assinatura do Microsoft 365, poderá ter um Arquivo Online caixa de correio habilitada pelo seu administrador.

Clique com o botão direito na pasta da caixa de correio principal (como Caixa de entrada) e escolha Atribuir política > Política de Arquivo.
- Selecione uma política de arquivamento (como "mover para arquivo em 1 ano") para mover automaticamente e-mails mais antigos para o Arquivo Online.

Como arquivar e-mails no iCloud Correspondência?

Arquivando e-mails em iCloud O Mail ajuda a manter sua caixa de entrada organizada movendo mensagens para a pasta Arquivo, onde elas permanecem acessíveis sem bagunçar sua caixa de entrada principal. Veja como arquivar e-mails em diferentes dispositivos.

Em mimCloud.com

Entrar em iCloud Envie um e-mail com seu ID Apple.
Na sua caixa de entrada, selecione o(s) e-mail(s) que deseja arquivar.
Clique na Mover para a Pasta botão (ícone de pasta) na barra de ferramentas.
Escolha arquivo No menu suspenso.

Como alternativa, você pode habilitar um botão Arquivar na barra de ferramentas:

Clique no ícone de engrenagem na parte superior da lista de caixas de correio e selecione Configurações.
Sob o Vendo guia, cheque Botão Mostrar arquivo na barra de ferramentas.
Clique Pronto .

Isso adiciona um botão Arquivar à sua barra de ferramentas para arquivamento mais rápido.

No iPhone ou iPad

Abra o Configurações app.
Torneira Mail, Em seguida, selecione Contas.
Escolha o seu iCloud conta e toque iCloud.
Role para baixo e toque em Mail, em seguida, toque Avançado.
Debaixo Mover Mensagens Descartadas Para, selecione Caixa de correio de arquivo.

Agora, ao deslizar para a esquerda em um e-mail no aplicativo Mail, você verá a opção de arquivo em vez de Apagar.

No Mac

Abra o Mail app.
Selecione o(s) e-mail(s) que deseja arquivar.
Clique na arquivo botão na barra de ferramentas ou clique com o botão direito do mouse no e-mail e escolha arquivo.

Isso move os e-mails selecionados para a pasta Arquivo.