O que é o custo total de propriedade (TCO)?

O Custo Total de Propriedade (TCO) é uma estimativa financeira que considera os custos diretos e indiretos associados à aquisição, implantação e manutenção de um produto ou sistema durante todo o seu ciclo de vida.

O custo total de propriedade (TCO) é uma avaliação financeira abrangente que examina as despesas gerais envolvidas na aquisição, implementação, operação e manutenção de um produto, serviço ou sistema ao longo de sua vida útil. Essa análise se estende além do preço de compra inicial, incorporando custos diretos, como compra, instalação e despesas operacionais, e custos indiretos, como tempo de inatividade, treinamento, consumo de energia e suporte.

O propósito do TCO é fornecer uma compreensão mais precisa do impacto financeiro de longo prazo ao capturar todas as despesas relacionadas, o que ajuda as empresas a tomar decisões mais estratégicas e econômicas. Ao considerar fatores como manutenção, depreciação, atualizações e riscos potenciais, o TCO oferece uma imagem completa do que um investimento específico realmente envolve ao longo do tempo, auxiliando na comparação entre diferentes opções ou abordagens.

Como calcular o TCO?

Calcular o TCO envolve somar todos os custos associados à aquisição, operação, manutenção e, eventualmente, descarte de um ativo ou sistema ao longo de todo o seu ciclo de vida. Veja como você pode calcular o TCO passo a passo:

Determine o escopo do cálculo. Defina claramente o ativo, sistema ou serviço cujo TCO você está calculando. Estabeleça sua vida útil esperada ou prazo para análise (por exemplo, 3 anos, 5 anos, etc.).
Identificar os custos iniciais (de capital). Inclua o preço de compra ou o custo inicial de aquisição do ativo (por exemplo, hardware, software, maquinário ou veículos). Adicione custos de instalação, configuração inicial, implantação ou personalização. Inclua quaisquer taxas de licenciamento inicial para software ou outra propriedade intelectual.
Identificar custos operacionais. Calcule o uso de energia ao longo da vida útil do ativo. Isso é particularmente importante para equipamentos que consomem energia significativa, como data center servers ou maquinário. Considere os materiais necessários para executar o sistema, como combustível, tinta ou outros recursos. Inclua manutenção de rotina, contratos de suporte, reparos e atualizações ao longo do tempo. Fatore o custo de treinamento de funcionários ou contratação de especialistas para operar ou manter o ativo.
Contabilize os custos indiretos. Estime os custos potenciais devido ao tempo de inatividade do sistema ou perdas de produtividade. Isso pode incluir perda de receita, eficiência reduzida ou penalidades por atrasos. Adicione os custos associados ao treinamento de pessoal para usar ou manter o ativo. Inclua quaisquer custos adicionais para atender aos requisitos regulatórios, de segurança ou de conformidade.
Estimar os custos do fim da vida útil. Calcule os custos para remover, descartar ou reciclar o ativo quando ele atingir o fim de sua vida útil. Subtraia qualquer valor potencial de revenda ou valor de troca do ativo no fim de sua vida útil.
Some todos os custos. Depois que todos os custos relevantes forem identificados e calculados, some-os para determinar o custo total de propriedade.

Fatores que influenciam o TCO

Vários fatores influenciam o TCO em diferentes indústrias e aplicações. Entender esses fatores ajuda a tomar decisões de investimento mais precisas e informadas. Aqui estão os principais fatores que influenciam o TCO:

Preço de compra inicial. O custo inicial de aquisição de um ativo, como hardware, software, maquinário ou veículos, é o componente mais óbvio do TCO. No entanto, é apenas uma parte da equação do custo total. Custos iniciais mais baixos podem parecer atraentes, mas podem levar a despesas maiores a longo prazo.
Custos de instalação e configuração. Após a compra, muitos sistemas exigem investimentos adicionais para se tornarem operacionais, como instalação, configuração, integração com sistemas existentes ou atualizações de infraestrutura. Isso pode variar dependendo da complexidade do produto e das habilidades necessárias.
Custos operacionais. Essas são despesas contínuas necessárias para executar o ativo, incluindo consumo de energia, materiais, consumíveis e outros recursos necessários para a operação do dia a dia. Por exemplo, data centers e equipamentos de TI têm altos custos de energia, enquanto máquinas na fabricação podem exigir peças consumíveis.
Manutenção e suporte. Manutenção regular, reparos e suporte são cruciais para manter os ativos operacionais e eficientes. Isso inclui manutenção preventiva, reparos devido ao desgaste, suporte técnico e atualizações ou patches de software. Contratos de manutenção ou garantias podem influenciar esses custos.
Tempo de inatividade e confiabilidade. A confiabilidade de um sistema impacta significativamente o TCO. Quebras frequentes ou paradas do sistema resultam em perda de produtividade, ineficiências operacionais e potencial perda de receita. Quanto mais confiável for um sistema, menores serão esses custos indiretos.
Custos de treinamento e pessoal. Novos ativos geralmente exigem treinamento de pessoal para uso ou manutenção adequados. Isso inclui tempo e recursos gastos em programas de treinamento de funcionários, certificações ou contratação de especialistas. Se o ativo exigir pessoal altamente qualificado para gerenciá-lo, os custos contínuos de mão de obra também podem ser um fator importante.
Atualizações e escalabilidade. Com o tempo, os sistemas podem precisar de atualizações ou expansões para atender às crescentes demandas ou para acompanhar os avanços tecnológicos. Essas atualizações podem incluir atualizações de software, hardware adicional ou aumento nas taxas de licenciamento. Escalabilidade os custos também afetam o TCO, especialmente em ambientes de TI onde a capacidade pode crescer ao longo do tempo.
Eficiência energética. O consumo de energia desempenha um papel fundamental no TCO, especialmente para ativos como servers, data centers, veículos ou equipamentos de fabricação. Produtos com eficiência energética geralmente têm custos iniciais mais altos, mas custos operacionais de longo prazo mais baixos. Por outro lado, sistemas menos eficientes podem aumentar as contas de serviços públicos e os custos de resfriamento.
Depreciação e valor de revenda. Os ativos perdem valor ao longo do tempo, e essa depreciação impacta seu custo de longo prazo. No entanto, alguns ativos retêm mais valor do que outros e podem ser revendidos, compensando o preço de compra inicial. Produtos com mercados de revenda fortes terão TCOs mais baixos devido ao seu maior valor residual.
Custos de conformidade e regulatórios. Dependendo do setor, os ativos podem precisar atender a requisitos regulatórios ou de conformidade específicos, o que pode envolver certificações, auditorias ou atualizações adicionais. Não cumprir com os regulamentos pode resultar em multas, o que também aumenta o TCO.
Descomissionamento e descarte. No final do ciclo de vida de um ativo, ele pode precisar ser desativado, reciclado ou descartado com segurança. Os custos de descomissionamento incluem mão de obra, taxas legais, transporte ou requisitos de conformidade ambiental, especialmente em setores como TI ou manufatura, onde o manuseio de resíduos é regulamentado.
Customização e integração. Personalizar um sistema para atender a necessidades comerciais específicas ou integrá-lo à infraestrutura existente pode adicionar custos significativos. Essas modificações podem ser necessárias para operações tranquilas, mas podem resultar em manutenção mais complexa e custos de suporte mais altos.

Quais setores usam o custo total de propriedade?

O custo total de propriedade é amplamente usado em vários setores para avaliar os custos de longo prazo associados a produtos, serviços ou sistemas. Alguns dos principais setores que frequentemente utilizam o TCO incluem:

Fabricação Na fabricação, o TCO é aplicado para avaliar os custos de máquinas, equipamentos e sistemas de produção, incluindo manutenção, tempo de inatividade e despesas operacionais. Ele ajuda os fabricantes a escolher sistemas com o melhor valor ao longo de seu ciclo de vida.
Tecnologia da informação (TI). Os departamentos de TI usam o TCO para avaliar Hardwares, Programas, serviços na nuvem e infraestrutura de rede. Isso inclui o custo de aquisição, licenciamento, implementação, suporte, atualizações e consumo de energia, ajudando as empresas a selecionar as soluções tecnológicas mais econômicas.
Transporte e logística. No transporte, o TCO é usado para determinar os custos gerais de veículos, frotas e sistemas de logística. Isso inclui preços de compra, consumo de combustível, manutenção, seguro e depreciação, fornecendo insights sobre quais veículos ou sistemas oferecem o melhor valor a longo prazo.
Construção. O TCO é aplicado na construção para avaliar os custos do ciclo de vida de edifícios, equipamentos e infraestrutura. Isso inclui os custos iniciais de construção, manutenção, eficiência energética e potenciais custos de renovação ou demolição, auxiliando no planejamento e orçamento de projetos de longo prazo.
Energia e utilidades. A TCO ajuda empresas de energia e serviços públicos a analisar os custos de longo prazo de usinas de energia, sistemas de energia renovável e outras infraestruturas críticas. Isso inclui investimento de capital inicial, custos operacionais, eficiência energética e manutenção contínua.
Assistência médica. Na área da saúde, o TCO é usado para avaliar a relação custo-eficácia de equipamentos médicos, dispositivos e sistemas de TI. Hospitais e clínicas avaliam tanto os custos iniciais de compra quanto os custos operacionais contínuos, como manutenção, treinamento e conformidade.
Varejo. Os varejistas usam o TCO para avaliar a infraestrutura da loja, sistemas de ponto de venda e operações de logística. Isso os ajuda a otimizar o gerenciamento de estoque, tecnologias de atendimento ao cliente e manutenção da loja.
Automotivo. Na indústria automotiva, o TCO é usado para calcular o custo total de possuir um veículo, incluindo compra, combustível, manutenção, seguro e depreciação. Consumidores e operadores de frotas contam com o TCO para determinar os veículos mais econômicos.

Exemplo de custo total de propriedade

Um exemplo de custo total de propriedade pode ser visto no compra de uma empresa de TI server para um negócio. Veja como o TCO é avaliado neste cenário:

Preço de compra. O custo inicial do server pode ser $ 20,000. Esta é a despesa inicial para adquirir o hardware.
Custos de instalação. Custos adicionais de instalação do server, incluindo a configuração da rede, software e armazenamento, poderia acrescentar outros US$ 5,000.
Custos operacionais. Sobre o serverA vida útil de 5 anos, o server exigirá eletricidade, resfriamento e manutenção contínuos. Suponha que eletricidade e resfriamento custem US$ 2,000 por ano e contratos de manutenção custem US$ 1,000 por ano. Ao longo de 5 anos, essas despesas operacionais totalizariam US$ 15,000.
Suporte e atualizações. Atualizações de software e suporte técnico podem custar $2,500 adicionais anualmente. Ao longo de 5 anos, isso equivale a $12,500.
Tempo de inatividade e perda de produtividade. Se o server sofre tempo de inatividade devido a problemas técnicos ou de manutenção, isso pode levar à perda de produtividade. Por exemplo, suponha que o tempo de inatividade custe US$ 3,000 ao longo do servervida útil devido a interrupções no fluxo de trabalho.
Descomissionamento. No final do seu ciclo de vida, o server precisará ser desativado e descartado adequadamente, o que pode incorrer em custos de US$ 1,500.

Cálculo do TCO

Preço de compra inicial: $ 20,000
Custos de instalação: $ 5,000
Custos operacionais (eletricidade, refrigeração, manutenção): $ 15,000
Suporte e atualizações: $ 12,500
Perda de tempo de inatividade/produtividade: $ 3,000
Desativação: $ 1,500

Custo Total de Propriedade (TCO) = $ 20,000 + $ 5,000 + $ 15,000 + $ 12,500 + $ 3,000 + $ 1,500 = $57,000